ERP Là Gì? - Có Hoạch Định Nguồn Lực Doanh Nghiệp Không?

Phần mềm ERP là gì?

ERP là viết tắt của “Enterprise Resource Planning”. Nếu dịch theo sát nghĩa tiếng Anh là “Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp”. Tuy nhiên theo Christopher Koch trong bài “The ABCs of ERP” [1] đăng trên tạp chí CIO thì ERP lại hoàn toàn không có nghĩa như vậy. Bỏ qua khái niệm lập kế hoạch, hệ thống ERP không phải là thế, bỏ qua cả khái niệm nguồn lực. 

Nhưng xin lưu ý đến khái niệm doanh nghiệp. Đây thực sự là đối tượng chính của ERP. Mục đích của he thong ERP là tích hợp các chức năng xử lý nghiệp vụ của tất cả các bộ phận trong một phần mềm máy tính duy nhất mà có thể đáp ứng tất cả nhu cầu đặc thù của các bộ phận khác nhau.

ERP là gì

Thông thường, trước khi ứng dụng phần mềm ERP, mỗi bộ phận – tài chính kế toán, kinh doanh, mua hàng, kho hàng, nhân sự - đã có một hệ thống phần mềm đặc thù riêng phục vụ các đặc trưng riêng biệt của từng bộ phận. 

Các phần mềm này thường không kết nối được với nhau. Để phục vụ nhu cầu quản lý của từng bộ phận, một thông tin có thể được nhập đi, nhập lại vào các hệ thống khác nhau. Do sự nhầm lẫn hoặc không đồng thời khi cập nhật (mỗi bộ phận chỉ nhập số liệu khi cần chứ không nhập số liệu khi có phát sinh), các hệ thống này có thể cho các số liệu khác nhau về cùng một thông tin. 

Các hệ thống này thường cũng không trao đổi thông tin được với nhau, mà thường lại là cát cứ thông tin của mỗi phòng ban. Người của phòng ban này không truy cập được vào hệ thống của phòng ban khác và bạn phải xin số liệu khi cần. Khách hàng muốn biết thông tin phải qua nhiều cửa chứ không phải một cửa.

Lấy quy trình xử lý đơn bán hàng làm ví dụ. Thông thường, khi khách hàng đặt hàng, đơn hàng đó sẽ bắt đầu một chu trình phần lớn trên giấy tờ từ khay tài liệu này sang khay tài liệu khác vòng quanh công ty và trong suốt quá trình đó thường được nhập đi nhập lại vào các hệ thống máy tính của các bộ phận khác nhau. Tất cả vòng lang thang trong các khay tài liệu đó thường làm đơn hàng chậm chễ cũng như thất lạc, và việc nhập đi nhập lại vào các hệ thống quản lý khác nhau cũng dễ mắc lỗi. 

Trong khi đó, không ai trong công ty biết được thực sự tình trạng đơn hàng vào một thời điểm nhất định nào đó bởi vì, ví dụ như bộ phận kế toán chẳng hạn, họ không có cách nào vào hệ thống máy tính của bộ phận kho hàng để kiểm tra xem hàng hoá đã được xuất đi chưa. “Bạn phải hỏi bên kho hàng xem.” là cái điệp khúc thường thấy của những khách hàng hay nổi nóng.

Mục đích của phần mềm ERP là kết hợp tất cả các hệ thống này trong một phần mềm tích hợp duy nhất sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất để các bộ phận khác nhau có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và phối hợp công việc với nhau.

Phần mềm ERP tự động hoá mọi khâu hoạt động trong một chu trình kinh doanh – ví dụ như việc thực hiện đơn hàng, từ khâu nhận đơn đặt hàng của khách đến giao hàng và đòi tiền. Với ERP, khi một nhân viên phòng kinh doanh nhận được một đơn hàng của khách, anh ta/cô ta có tất cả những thông tin cần thiết để hoàn thiện đơn hàng (công nợ còn phải thu của khách hàng, hạn mức tín dụng, các đơn đặt hàng trước đó của khách hàng, mức tồn kho của các mặt hàng…). 

Sau khi đơn hàng được cập nhật thì tất cả mọi người khác trong công ty đều vào được màn hình đó và truy cập được vào một cơ sở dữ liệu duy nhất lưu giữ các thông tin liên quan đến đơn hàng mới này. Khi một bộ phận thực hiện xong các nghiệp vụ liên quan đến đơn hàng, thông qua phần mềm ERP đơn hàng sẽ được tự động chuyển đến bộ phận tiếp theo. 

Để kiểm tra tình trạng đơn hàng tại một thời điểm nhất định nào đó, người ta chỉ cần vào hệ thống phần mềm phần mềm ERP và theo dõi trong đó. Trong trường hợp mọi việc suôn sẻ, đơn hàng sẽ được xử lý nhanh như một tia chớp và khách hàng sẽ nhận được đơn hàng nhanh hơn và ít lỗi hơn trước.

Tương tự, phần mềm ERP cũng có thể quản lý rất hiệu quả các hoạt động quan trọng khác trong doanh nghiệp như quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự.

Theo Marcelino Tito Torres trong tài liệu hội thảo về “Manufacturing Resource Planning” [5] thì một phần mềm giai phap ERP có 5 đặc điểm chính sau:

1. ERP là một hệ thống tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh (Integrated Business Operating System). Tích hợp – có nghĩa là mọi công đoạn, mọi người, mọi phòng ban chức năng đều được liên kết, cộng tác với nhau trong một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thống nhất.
2. ERP là một hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính (People System Supported by the Computer). Những cán bộ chức năng, nghiệp vụ mới là chính, còn phần mềm và máy tính chỉ là hỗ trợ. Người sử dụng phải được đào tạo cẩn thận, tính tích cực của từng nhân viên là các yếu tố quyết định.
3. Phần mềm giải pháp ERP là một hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System), có nghĩa là phải hệ thống hoạt động theo các quy tắc và các kế hoạch rõ ràng. Kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo năm, tháng, tuần; hệ thống sẽ không hoạt động khi không có kế hoạch; các quy tắc, quy trình xử lý phải được quy định trước.
4. ERP là hệ thống với các tránh nhiệm được xác định rõ (Defined Responsibilities). Ai làm việc gì, trách nhiệm ra sao phải được xác định rõ trước.
5. ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty (Communication among Departments). Các phòng ban làm việc, trao đổi, cộng tác với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là một cát cứ.

--Theo Fast--